Một thành viên hoặc cổ đông là tổ chức có thể chỉ định bằng văn bản một hoặc nhiều cá nhân làm đại diện theo ủy quyền cho mình, điều này phải được thông báo tới công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương trong vòng 07 ngày làm việc đối với công ty TNHH và 05 ngày làm việc đối với CTCP kể từ ngày người đại diện được cử. Việc thay đổi người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo bằng văn bản tới công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 07 ngày làm việc tính từ ngày có quyết định và có hiệu lực từ ngày công ty được thông báo.
Một người đại diện theo ủy quyền phải đáp ứng được những tiêu chí và điều kiện như sau:
– Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
– Không bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
– Có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm trong việc quản lý doanh nghiệp hoặc trong lĩnh vực kinh doanh chính của công ty.
Thông báo phải có những nội dung cụ thể sau:
– Tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số và ngày quyết định thành lập hoặc đăng ký kinh doanh của thành viên Công ty TNHH hoặc của cổ đông của CTCP;
– Tỉ lệ góp vốn, số và ngày cấp của Chứng nhận góp đủ vốn đối với Công ty TNHH; và Số lượng cổ phần, loại cổ phần và ngày đăng ký cổ đông tại công ty đối với CTCP;
– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo uỷ quyền;
– Số cổ phần được uỷ quyền đại diện;
– Thời hạn đại diện theo uỷ quyền;
– Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo uỷ quyền và người đại diện theo pháp luật của thành viên công ty TNHH hoặc cổ đông của CTCP.